Déclarer ses dépenses professionnelles

Puisque les rubriques sont déjà listées dans l'imprimé 2035, signalons simplement les aspects notables. Et insistons surtout sur l'intérêt d'adhérer à une AGA : en plus de ses judicieux conseils, vous pourrez passer en frais professionnels le montant de votre cotisation et bénéficier d'un abattement de 20 %. Enfin, détail à noter cette année : la CSG déductible fait l'objet d'une nouvelle ligne individualisée (BV), qui décale tous les numéros des lignes suivantes sur l'imprimé. Attention de ne pas vous baser sur les numéros de ligne des années antérieures !

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Dans tous les cas, comme nous l'expliquent Christine Misson de l'Association nationale de gestion des infirmières et infirmiers libéraux (Angiil) et Marie-Thérèse Latournerie, sa présidente, « les dépenses déductibles doivent être relatives à l'activité, payées et comptabilisées, et justifiées par une facture ».

Vous pourrez ainsi déclarer en frais professionnels certains impôts et taxes, (BS) comme la taxe foncière sur les propriétés bâties, pour la partie des locaux inscrits au patrimoine professionnel, ou la taxe sur les salaires. Mais en aucun cas les impôts à caractère personnel, comme l'impôt sur le revenu ou la taxe d'habitation.

Les frais mixtes (véhicule, téléphone) doivent, eux, être consignés de façon rigoureuse : gardez des traces permettant de différencier la part personnelle de la part professionnelle en cas de contrôle.

Pour être déductibles, certaines dépenses doivent avoir été au préalable déclarées avant le 30 avril 2003 sur la DAS 2 (déclaration annuelle sociale). C'est le cas des honoraires rétrocédés (avec nom et adresse des remplaçantes, montant des rétrocessions) ; des honoraires d'expert-comptable ou d'avocat ; des frais du concentrateur pour la télétransmission ou des redevances de collaboration ; de la cotisation à l'association de gestion agréée .

Enfin, les dépenses d'amortissement du véhicule ou du matériel (informatique par exemple) font l'objet de calculs spécifiques et ne font pas partie stricto sensu des « dépenses professionnelles ». Seule nouveauté à signaler : les fournitures de bureau d'une valeur unitaire hors taxes inférieure à 500 euros peuvent être déduites directement en frais (en BH, ligne 19), au lieu d'être amorties comme c'était le cas auparavant.

LES TRANSPORTS D'ABORD

Ils représentent globalement le plus gros poste. Si vous choisissez de déduire un forfait (au lieu de détailler vos frais réels), vous appliquerez le barème forfaitaire BNC publié chaque année par l'administration. Dans ce cas, les dépenses correspondant au forfait ne doivent, bien sûr, pas être détaillées en plus dans vos dépenses professionnelles (sinon elles seront comptées deux fois). Cette option concerne tous les véhicules à usage professionnel et seulement eux (on ne peut décider d'utiliser le forfait pour certains et déduire les frais réels pour d'autres) à partir du 1er janvier de l'année d'imposition, soit 2002. Elle ne couvre pas les frais de location d'un garage ou d'un box.

Cela ne vous dispense pas de justifier du kilométrage parcouru à titre professionnel. Cette année, l'administration des impôts a décidé de vous simplifier la vie - et d'homogénéiser les déclarations - en vous offrant (cadre 6) un nouveau tableau à remplir, au lieu d'avoir à détailler vos frais kilométriques sur feuille libre. Il n'y a pas de document à joindre, mais il est fortement conseillé de pouvoir justifier le kilométrage professionnel, en notant par exemple au jour le jour les distances parcourues sur votre agenda de tournée. En cas de contrôle, cet effort vous sera utile. La fameuse case 6 indique le tarif kilométrique applicable et le montant des frais correspondant ; il vous faudra ensuite reporter ligne 23 le résultat du cadre 6.

CHARGES SOCIALES :

Deuxième gros poste de dépenses, les charges sociales doivent être déclarées pour leur montant « réel et justifié ». Personnelles et obligatoires (BT), elles correspondent aux cotisations obligatoires d'allocations familiales, d'invalidité-décès, d'assurance-maladie et maternité que vous payez sur vos revenus.

Facultatives (BU), elles peuvent, depuis la loi Madelin, inclure les dépenses d'assurance (indemnités journalières, retraite, mutuelle) dont le contrat comporte un certificat de déductibilité. Il est néanmoins bon de savoir que si vous déduisez votre cotisation d'assurance, les indemnités ou rentes que vous percevrez seront imposables. Seule exception : la mutuelle complémentaire souscrite dans un contrat-groupe, pour laquelle la cotisation est déductible et le remboursement du ticket modérateur non imposable. Les charges sociales concernant vos employés (par exemple une femme de ménage) doivent être déclarées dans la rubrique « frais de personnel ».

FRAIS DIVERS DE GESTION

Nouveauté 2003, les frais de réception sont maintenant intégrés dans les « frais divers de gestion » (BM) alors qu'ils occupaient auparavant une ligne séparée (l'ancienne BL). Les repas peuvent être déduits dans la mesure où vous exercez loin de votre domicile. En cas de litige, l'appréciation de la distance sera faite au cas par cas sous le contrôle de l'administration fiscale, en fonction de l'implantation de la clientèle.

Le coût du repas est plafonné à 14,75 euros, ce qui correspond au montant maximum que vous pouvez déclarer, même si le repas réel était plus cher. Vous devez enlever une part personnelle de 4,43 euros qui correspond à une évaluation par l'administration du coût d'un repas pris à votre domicile. Il vous reste alors, dans la limite du plafond, une part professionnelle à ventiler en frais de réception (au maximum 14,75 - 4,43 = 10,32 euros).

Les frais de restaurant correspondent, eux, aux repas pris dans le cadre de voyages professionnels : (congrès, séminaires ) et sont déductibles. N'oubliez pas de noter le nom et la fonction des invités sur la facture du restaurant !

Attention aux « autres frais divers de gestion » (BM, ligne 30). « Ce n'est pas un fourre-tout ! » rappelle Christine Misson. Les frais de coiffure et de vêtements n'y sont pas admis, même s'ils participent à vous donner un « bon » aspect que vous jugez important dans le cadre de votre travail. Exit le coiffeur, donc, mais vous pouvez en revanche faire rentrer dans ce cadre l'achat d'une blouse, voire d'un pantalon de coton blanc.

L'EXERCICE EN GROUPE

Si vous êtes collaboratrice et reversez un loyer au cabinet de la titulaire en échange d'une mise à disposition du local et de la clientèle, le montant versé peut être déduit dans le cadre des redevances de collaboration. Ces dernières sont désormais clairement identifiées en BW (ligne 16). Leur déduction permet de faire baisser les bases d'imposition de la taxe professionnelle.

- La Société civile de moyens (SCM)

Dans le cadre d'une SCM, on partage... des moyens. La SCM fait d'abord une déclaration 2 036 qui répartit les frais entre chaque infirmier concerné. Ensuite, chaque associé reporte sa quote-part de dépenses dans sa déclaration 2 035. Attention, ce report n'est valable que si vous avez déjà avancé à la SCM l'équivalent de votre quote-part de dépenses. En pratique, vous devrez attendre que la SCM ait rempli sa déclaration 2 036 pour pouvoir remplir votre propre 2 035.

- La Société civile professionnelle (SCP)

En cas de SCP, on fait une déclaration 2 035 pour la société et on répartit le bénéfice entre les associés. Les dépenses professionnelles relevant de la SCP sont déclarées sur son imprimé, tandis que celles qui relèvent de l'exercice individuel (taxe professionnelle, Urssaf, Carpimko, frais de transport domicile/cabinet, intérêts des emprunts ayant financé l'achat des parts sociales, etc.) sont consignées dans votre propre déclaration 2 035. Reportez le résultat indiqué sur votre propre 2 035 sur votre déclaration 2 042.