Au secours, j'ai écrasé mon disque dur !

Sauvegarder, cela prend du temps. Il faut prévoir les supports, connaître les manipulations et penser à les faire régulièrement. Et puis, s'il faut le faire tous les jours, cela paraît vraiment contraignant. Seulement, voilà. Un jour, un petit virus envahit notre disque dur, ou bien notre ordinateur "plante" sans cesse et il faut l'envoyer chez le réparateur, ou encore le feu prend dans notre bureau, un dégât des eaux met fin à des heures de labeur... sans parler des cambriolages, et encore moins des fausses manoeuvres qui "écrasent" par erreur les données essentielles de nos fichiers patients ! Sans vouloir être catastrophiste, ce sont autant de bonnes raisons de faire un petit effort. Morale de l'histoire, dans un cadre professionnel, il faut sauvegarder l'ensemble de ses fichiers au moins une fois, puis faire des sauvegardes tous les jours, en n'intégrant que les modifications récentes. On dispose ainsi en permanence d'un jeu de secours pour parer à la catastrophe. En plus, cela nous oblige à organiser un peu le contenu de notre ordinateur, ce qui ne peut jamais faire de mal. Et, bien sûr, on pense à mettre à jour son antivirus.

Avant de sauvegarder ses données, l'idéal est d'optimiser leur format pour que les sauvegardes soient faciles à faire, et à utiliser s'il faut aller récupérer des fichiers.

CRÉER DES ARCHIVES À SAUVEGARDER

Il y a donc quelques trucs à savoir et de bonnes habitudes à prendre. Déjà, connaître le "poids" en mémoire de ses fichiers : il est indiqué à côté de l'intitulé, si l'on demande un affichage "détaillé" des documents. Il s'exprime en octets ou Kilo-octets (Ko) quand on les compte par milliers, Méga-octets (Mo) quand on les compte par millions, voire Giga-octets (Go) quand on les compte par milliards - un octet correspondant grosso modo au "poids" d'un caractère dans un fichier. Le "poids" du fichier est important à savoir pour prévoir les supports de sauvegarde, qui se différencient notamment par leur capacité de mémoire (de 1,44 Mo à 1 Go). Par ailleurs, lorsqu'on enregistre des documents sur son disque dur, il faut simplifier, dans la mesure du possible, leur dénomination pour faciliter la sauvegarde et éviter les télescopages d'informations. On évitera ainsi les lettres accentuées et les majuscules, de même que les caractères susceptibles d'être utilisés par les programmateurs (deux points, slash, etc.). On remplacera les espaces par des tirets et on tentera de faire concis (pas plus de 25 à 30 caractères pour le nom du fichier). Si l'on veut faire du zèle, on tiendra compte du fait que les ordinateurs présentent automatiquement les listes de fichiers par ordre alphabétique ou par ordre numérique s'il y a des chiffres - par exemple, s'il y a une date dans le nom du fichier, il sera plus judicieux de la rédiger 20050501 pour le 1er mai, que 01052005, puisque l'ordinateur va classer en fonction du premier chiffre et non du dernier.

LA COMPRESSION DES FICHIERS

Si l'on doit sauvegarder de gros fichiers, il peut être intéressant de les compresser. Pour cela, on peut utiliser des logiciels comme Winzip, qu'on téléchargera gratuitement sur Internet (grâce à une petite recherche sur Google). Cela permet de limiter le temps de transfert et de stocker un gros dossier sur un support de moindre capacité, par exemple un fichier de 2 Mo sur une disquette qui n'en comporte que 1,44... Cependant la compression n'est pas sans inconvénients : il faut prévoir le temps de compression et de décompression du fichier et il arrive que les données soient déformées au cours de la manoeuvre, bien que le risque soit limité. Les logiciels de compression téléchargeables gratuitement permettent également le plus souvent de packer différents fichiers et de les compresser ensemble, ce qui évite de fastidieuses opérations.

QUELS SUPPORTS ?

Les différents supports de sauvegarde se différencient par leur aspect matériel, leur capacité de mémoire, leur durée de vie et leur mode d'utilisation. De plus, il faut tenir compte des évolutions technologiques (ou économiques, par exemple le rachat d'un fabriquant de supports par son concurrent) pour ne pas se retrouver le bec dans l'eau : inutile de sauvegarder sur un support qu'on ne pourra pas lire sur son nouvel ordinateur ! On distinguera classiquement les supports plus adaptés pour le transfert de données d'un ordinateur à l'autre (disquette, zip, clef USB) des supports de stockage (CD, disque dur externe). Cependant, la plupart de ses supports peut trouver son utilité.

On pourra très vite oublier la disquette traditionnelle, étant donnée sa faible capacité de stockage (1,44 Mo), sa fragilité (un support magnétique) et le fait que la plupart des ordinateurs récents n'ont pas de lecteur adéquat, ce qui rend impossible la récupération des données. On s'intéressera un peu plus aux disquettes de grande capacité (100 à 750 Mo), type zip, même si elles nécessitent parfois d'acquérir un lecteur spécifique externe. Elles sont pratiques (il suffit de faire glisser les fichiers comme sur une disquette), solides et coûtent entre 10 et 15 euros environ en fonction de la capacité. Plus high tech, la clef USB ou mémoire flash présente l'immense avantage de tenir très peu de place et de se brancher "à chaud" sur n'importe quel ordinateur possédant une prise USB. Elle comporte le plus souvent un logiciel gratuit qui permet de l'installer la première fois sur le disque dur, puis il suffit de la brancher et de faire glisser ses fichiers pour l'utiliser. Sa capacité de mémoire peut être très variable (64 Mo à 1 Go) et le prix évolue en fonction...

Enfin, incontournables de la sauvegarde, les CD se partagent en deux catégories : les recordable (CDR), qui sont seulement inscriptibles, et les rewritable (CDRW), qui sont réinscriptibles. Le CDR comporte en général autour de 700 Mo et ne permet qu'une écriture (qui peut se décomposer en plusieurs "sessions") : son contenu ne peut être effacé. Il permet l'archivage de longue durée, d'autant que sa longévité est importante (des décennies). Le CDRW fonctionne de la même façon mais on peut effacer son contenu et réécrire. Revers de la médaille, sa durée de conservation est beaucoup moins longue (quelques années). Dans les deux cas, il faudra un lecteur de CD et un graveur. Ce dernier, en série sur la plupart des ordinateurs récents (interne) ou bien acquis séparément (externe), est fourni avec un logiciel de gravure par lequel il faut passer pour faire des sauvegardes.

LES STRATÉGIES DE SAUVEGARDE

On a vu que les supports avaient des qualités différentes : il faudra s'en servir pour optimiser ses sauvegardes. Inutile de sauvegarder tout, tous les jours : on sauvegarde au moins une fois son système d'exploitation (à moins d'avoir les disques d'installation), puis régulièrement les données qui évoluent : textes, bases de données, mails, etc.

On aura soin d'alterner les supports :

-> les CD sont plus indiqués pour les sauvegardes de long terme : système d'exploitation, logiciels, archives dont on n'a plus l'utilité en routine ;

-> d'autres supports (comme le CDRW ou le zip) seront préférés pour les sauvegardes de moyen terme : bases de données, archives ;

-> enfin, les sauvegardes quotidiennes pourront être faites sur disquette, zip ou clef USB.

Quant au disque dur externe, il permet de sauvegarder le contenu complet de l'ordinateur, mais c'est une solution chère et peu pratique, que l'on réservera aux angoissés de la sécurité supplémentaire...

De nombreux spécialistes préconisent d'alterner les supports de sauvegarde pour plus de sécurité. Par exemple, on prend un jeu de supports (zip ou CDRW) qu'on numérote de 1 à 4, et le lundi on sauvegarde sur le 1, le mardi sur le 2, etc., puis on revient au premier : en cas de perte ou destruction, on a toujours la sauvegarde précédente... Il est utile de se rappeler quelques "trucs" :

-> stocker ses supports de sauvegarde loin de l'ordinateur (ex : un CD à proximité + un CD à la maison, en cas d'incendie, inondation ou autre) ;

-> protéger ses sauvegardes par un mot de passe, surtout si ce sont des fiches patients : vous êtes responsable de la confidentialité des données que vous archivez ;

-> conserver des étapes intermédiaires de sauvegarde : si vous "plantez" la dernière, vous pouvez toujours vous y retrouver ;

-> vérifier régulièrement l'état des sauvegardes (les disquettes étant fragiles, les CDRW ayant une durée de vie limitée, etc.). Pour ce faire, une fois par trimestre, par mois ou par semaine (en fonction de votre degré de stress et de l'état de votre matériel), ouvrez au hasard des fichiers dans chaque support de sauvegarde pour vérifier que cela fonctionne ;

-> prévoir des supports de sauvegarde transportables pour les emmener en lieu sûr...