La bonne recette à respecter

En fin d’année, la synthèse de la comptabilité réalisée au 31 décembre permet d’établir la déclaration fiscale professionnelle 2035. Elle fait état du total des recettes et du total des dépenses. La différence entre les deux donne votre bénéfice non commercial (BNC) qui correspond à votre revenu net avant impôts sur le revenu. Le résultat déterminé sur la 2035 sera à reporter sur votre déclaration de revenus n° 2042.

Bien tenir votre comptabilité

→ Ouvrir un compte bancaire ou un compte postal pour vos opérations professionnelles

Votre comptabilité en sera simplifiée car elle doit enregistrer tous les mouvements de ce compte, qu’ils soient privés ou professionnels.

→ Organisation administrative

Vous devez impérativement garder un certain nombre de pièces justificatives afin d’effectuer votre comptabilité : les factures, les actes d’acquisition. En cas de contrôle fiscal, ces justificatifs vous seront demandés. À défaut, les dépenses ne sont pas déductibles.

Temps de conservation des pièces

→ Six ans pour les dépenses professionnelles ainsi que les relevés d’honoraires envoyés par la CPAM.

→ Toute la vie professionnelle pour les bulletins de paye et actes juridiques.

→ Toute la durée d’utilisation des investissements dont vous êtes propriétaire et faisant partie de votre patrimoine professionnel (voiture, ordinateur, clientèle).

Pièces à conserver

→ Bordereaux de remises de chèques, à classer chronologiquement.

→ Relevés bancaires classés chronologiquement, en vérifiant qu’il y ait continuité dans les reports de soldes.

→ Souches de chéquiers annotées avec la date, l’ordre et la nature exacte de la dépense.

→ Les contrats de bail, contrats de location, les tableaux d’emprunt des biens professionnels.

→ L’agenda de tournée.

→ Votre comptabilité en tant que telle

Tenir une comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer dans des cahiers ou dans un logiciel les dépenses payées et les recettes perçues. Vous enregistrerez chaque écriture en fonction du mode de paiement et de sa nature.

Deux supports possibles

→ Une comptabilité manuelle : les écritures ont alors lieu dans des cahiers. Les écritures de recettes et de dépenses sont enregistrées dans des colonnes.

→ Une comptabilité informatique : les écritures ont alors lieu dans des journaux. Les écritures de recettes et de dépenses sont enregistrées dans des comptes selon un plan comptable défini.

Les trois journaux

→ Les écritures de banque sont enregistrées dans le journal “banque”.

→ Les écritures en espèces sont enregistrées dans le journal “caisse”.

→ Les autres écritures sont enregistrées dans le journal d’opérations diverses.

En comptabilité informatique, les éditions de la balance et celles du grand livre sont des impressions proposées par le logiciel pour avoir un récapitulatif des opérations saisies.

Les recettes

Si elles sont payées par chèque, virement tiers-payant : elles sont à ventiler en “banque”. Si on vous règle en espèces, vous devez ventiler le montant en “caisse”. Il faut ensuite enregistrer la recette selon sa nature.

→ Est-elle personnelle ?

→ Apport personnel du compte privé au compte professionnel : c’est un virement non imposable à enregistrer en colonne “recettes personnelles” ou au compte de l’exploitant 108.

→ Les virements internes : si vous portez les espèces sur votre compte bancaire professionnel.

→ Un crédit : non imposable, à ventiler en colonne “recettes personnelles” du journal des recettes ou au compte 108.

→ Est-elle professionnelle ?

Vous devez distinguer :

→ les honoraires conventionnés,

→ les honoraires non conventionnés,

→ les ventes des investissements,

→ les gains divers conventionnés,

→ les gains divers non conventionnés.

Lorsque vous percevez un remboursement d’une dépense professionnelle, celui-ci peut être soustrait des dépenses ou alors comptabilisé en recettes en “gains divers”.

Voici d’autres exemples de gains divers : les redevances de collaboration, les indemnités journalières dans le cadre d’une assurance facultative Loi Madelin.

Les dépenses et les investissements

→ Définitions

→ Une dépense professionnelle est une dépense dont la déduction intervient en une seule fois, l’année de son paiement. Elle concerne du matériel ou des services consommés dans l’année.

→ Un investissement ou immobilisation est un bien durable dont vous êtes propriétaire. La durée d’utilisation s’étale sur plusieurs années. La déduction (ou amortissement) sera aussi échelonnée sur cette durée. La tenue d’un registre des immobilisations et amortissements est obligatoire.

→ Exception : le petit matériel, mobilier de bureau et logiciel, dont le prix unitaire est inférieur à 500 euros H.T., peuvent être admis en frais déductibles l’année de leur paiement.

→ Une dépense est déductible si…

→ Elle est professionnelle, c’est-à-dire qu’elle a été « nécessitée par l’exercice de la profession » ou, d’une façon générale, qu’elle a été « effectuée en vue de l’acquisition et de la conservation du revenu ».

→ Elle est réelle et justifiée. Pour être déductible, une dépense professionnelle doit avoir été réellement exposée, d’où la nécessité d’en apporter la preuve par la production d’une pièce justificative (facture).

→ Elle est effectivement payée au cours de l’année d’imposition. Dans le domaine du bénéfice non commercial, une dépense simplement engagée n’est pas déductible. Il importe qu’elle ait été réglée avant le 31 décembre.

→ Elle est comptabilisée. Les dépenses professionnelles doivent être comptabilisées au jour le jour. Le défaut de comptabilisation d’une dépense autorise l’administration à rejeter sa déduction.

→ Attention

→ Ne sont pas déductibles les frais que toute personne serait amenée à faire dans les circonstances courantes de la vie en dehors de l’exercice de l’activité professionnelle : frais de vêtements autres que spécifiques de travail, frais de coiffure, contraventions. Tous ces frais sont donc à régler avec votre compte familial privé pour ne pas alourdir votre comptabilité.

→ Les dépenses doivent être déduites pour leur montant réel, sauf deux types de frais calculés forfaitairement : le blanchissage du linge professionnel fait à domicile et les frais de voiture.

→ Comment comptabiliser les dépenses ?

→ En fonction de leur paiement : banque ou espèces. Limitez vos dépenses payées en liquide car si vous égarez une facture, vous risquez d’oublier de la comptabiliser. Si vous réglez une dépense réglée par un compte personnel, n’oubliez pas de l’enregistrer.

→ En fonction de leur nature : achats de matériel à usage unique, petit matériel, entretien et réparation, fourniture de bureau et administratives, assurances, frais de documentation (votre abonnement à L’ILM) ou de formation, frais bancaires, cotisations professionnelles et syndicales, impôts et taxes, cotisations obligatoires et facultatives.

S’assurer que la comptabilité est juste

Le total des sommes enregistrées en Banque, c’est-à-dire toutes les recettes diminuées des dépenses, vous donne le solde comptable.

Vous devez ensuite pointer vos écritures si elles figurent à la fois en comptabilité et sur vos relevés bancaires. Si ce solde pointé est strictement égal au solde qui figure sur votre relevé bancaire à la même date, c’est que votre comptabilité est juste.