Remplir un dossier d’admission en Ehpad

Au contact quotidien des patients, identifiées comme des personnes de confiance par les familles, les Idels sont souvent les premières à qui l’on s’adresse lorsque se pose la question du transfert d’une personne âgée vers un Ehpad (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes). Quand s’inscrire ? À qui adresser sa demande ? Comment déterminer le type d’hébergement qui conviendra ? Comment évaluer les besoins en soins ?

Formulaire papier ou plateforme unique ?

Depuis 2012, le site ViaTrajectoire propose, via l’onglet Personnes âgées, de centraliser les demandes pour un même patient ⁽¹⁾. S’il est déployé sur la majorité du territoire, certains départements n’y ont cependant pas recours. « Le dossier en ligne reprend exactement les items du formulaire Cerfa 14732*01, obligatoire et unique pour toutes les demandes en Ehpad », précise le D^r Claude Hohn, référente médicale du projet ViaTrajectoire. Si le site n’est pas actif dans un département, il faut passer par un formulaire papier et le photocopier pour le transmettre aux différents établissements. « La solution informatique a l’avantage de pouvoir être modifiée sans tout recommencer », remarque Claude Hohn. Pour l’heure, les Idels ne disposent pas d’un accès « professionnel » au site et doivent donc se connecter avec les identifiants des patients.

Informations demandées

Le formulaire se découpe en trois volets : administratif, médical et autonomie. Le volet médical ne peut être rempli que par un médecin. Y figurent des données sur les pathologies et traitements, les pansements et soins cutanés, les symptômes psycho-comportementaux, les fonctions sensorielles, les soins techniques et de rééducation. Les Idels peuvent aider les patients à remplir le volet administratif, qui concerne l’identité de la personne, le type d’hébergement et la date d’entrée souhaités.

« Les Idels sont aussi les mieux placées pour renseigner le volet autonomie, car elles connaissent bien les capacités des patients dans la vie quotidienne », souligne Claude Hohn. Toilette, habillage, déplacements, alimentation, communication… : pour chaque item, le formulaire, qui reprend les critères de la grille AGGIR, propose de renseigner si le patient est autonome ou à quel degré il dépend d’une tierce personne. Enfin, c’est dans ce volet qu’on peut indiquer quels équipements sont nécessaires (lit médicalisé, fauteuil roulant, etc.). Dans certains cas, l’Idel sera une aide précieuse pour accompagner les patients lors de leur navigation sur Internet. Elle peut également les orienter vers un centre local d’information et de coordination (Clic) ou un centre social.

Quand faire son dossier ?

« Les délais pour obtenir une place dans un Ehpad peuvent être longs », met en garde Claude Hohn. Mieux vaut conseiller aux patients de ne pas attendre pour démarrer leurs démarches. « Si une proposition de place est faite plus tôt qu’espéré, les familles peuvent la refuser, tout en maintenant leur dossier actif. Ils ne seront pas remis en bout de liste d’attente », rassure la référente. Chaque établissement est libre de faire visiter ses locaux aux demandeurs et de choisir le moment de cette visite. La page d’accueil du site de ViaTrajectoire propose un annuaire des Ehpad où il est possible de faire une recherche avec plusieurs critères. « Les demandeurs peuvent à tout moment ajouter un établissement à leur liste, ou modifier leurs souhaits », complète Claude Hohn. De même, les données sur l’autonomie, les informations médicales, les personnes à contacter, etc., peuvent être modifiées aussi souvent que nécessaire.

À qui transmettre ces données ?

Complété, le dossier est adressé aux établissements sélectionnés par la personne âgée et sa famille. « En fonction des éléments transmis dans le volet médical, ViaTrajectoire propose un type de prise en charge, mais les demandeurs ne sont pas tenus de respecter cette aide à l’orientation », explique Claude Hohn. C’est à eux de choisir à quels établissements ils souhaitent que leur dossier soit communiqué. Lorsqu’une place se libère dans un des établissements, ce dernier fait une proposition d’hébergement au demandeur, qui peut ou non l’accepter. « Entrer dans un Ehpad ne veut pas dire que le dossier de demande est fermé : on peut le garder actif si l’on souhaite obtenir une place dans un autre établissement plus adapté, et changer d’hébergement plus tard », précise la référente.