Base documentaire : l’exemple de l’Ifsi-Ifas de Saumur

Pour répondre à cet indispensable besoin d’ouverture, le Centre de documentation de l’Ifsi-Ifas de Saumur, dans le Maine-et-Loire, a mis en place un portail documentaire centré sur l’utilisateur. Créé avec le logiciel Alexandrie (GB Concept), ce portail permet non seulement un accès au fonds documentaire, mais également une mise à disposition de liens vers des outils de e-learning. Répondant ainsi aux exigences du référentiel infirmier, le portail participe à rendre les étudiants acteurs de leur formation.

UN SOUTIEN HIÉRARCHIQUE ET UN PRÉCIEUX RÉSEAU PROFESSIONNEL

La concrétisation du projet, ainsi que la rédaction du cahier des charges initial, ont été grandement facilité, d’une part, grâce à la richesse des réflexions échangées avec les collègues documentalistes, membres du RNDH (Réseau national des documentalistes hospitaliers) ainsi qu’avec les documentalistes de l’Ireps 49, et, d’autre part, grâce au soutien constant de la directrice des instituts, Catherine Dagoret.

De plus, le logiciel, largement reconnu dans le milieu de la documentation, équipe plusieurs Ifsi et est entièrement dédié à la gestion des centres de ressources. Tous ces éléments ont alors conduit au choix final du logiciel dans sa version 7.

UNE AFFAIRE DE PROJET

La contrepartie d’un outil logiciel offrant de fortes possibilités de paramétrage comme celui utilisé se trouve être l’implication des professionnels utilisateurs. Après l’établissement d’un cahier des charges bien précis, on remarque que chaque étape a son importance et fait l’objet d’une recette. Lors de la phase de conception, une attention particulière est portée sur l’expression des besoins et la reformulation des attentes des chefs de projet. Autant d’éléments qui permettent de tenir les plannings et de livrer une application qui réponde aux attentes des utilisateurs.

CHRONOLOGIE DU PROJET

Toutes les prestations ont été effectuées dans le respect du planning initial.

• Fin 2011 : rédaction d’un cahier des charges.

• 31 octobre 2012 : signature du contrat entre l’Ifsi-Ifas de Saumur et GB Concept.

• 16 janvier 2013 : réunion de lancement du projet.

• Du 7 au 22 janvier 2013 : phase de définition des besoins, analyse fonctionnelle et technique, analyse de la personnalisation du portail.

• Du 28 janvier au 18 février 2013 : phase de conception du portail. Temps fort de cette phase : validation du protocole de reprise de données et du cahier des spécifications fonctionnelles.

• Du 18 février au 11 mars 2013 : phase de réalisation.

• Du 14 mars au 22 mai 2013 : phase de livraison et mise en production. Temps forts de cette phase :

– signature du PV de livraison de la configuration technique,

– début des formations,

– validation des cahiers de recette,

– fin des formations.

• 25 juin 2013 : réunion de fin de projet.

UN PORTAIL OUVERT À TOUS

La volonté première étant de donner accès à un maximum d’informations pédagogiques via un accès Internet unique, le portail est accessible depuis la page d’accueil du centre hospitalier de Saumur (rubrique Ifsi-Ifas) et offre deux niveaux de connexion.

Premier niveau : accessible à tout public

Tous les items suivants sont accessibles à tous :

• l’interrogation du formulaire de recherche lié à la base documentaire ;

• les modalités d’accès et d’inscription aux concours infirmier et aide-soignant, ainsi qu’aux formations préparatoires ;

• un calendrier des événements organisés au sein de l’Ifsi-Ifas : conférences, rencontres éditeurs ;

• les partenariats locaux et nationaux : membre du comité de pilotage du forum des métiers et des formations de Saumur, rencontres de l’emploi ;

• des informations sur l’existence et les modes de fonctionnement de l’Ifsi-Ifas ;

• des liens vers des sites et des bases de données.

Second niveau : accès sécurisé pour les étudiants et les formateurs

Les items suivants sont en accès limité :

• des outils de e-learning et des logiciels de révision ;

• des cours méthodologiques et des dossiers documentaires via une Gestion électronique des documents (GED) ;

• un espace MyKommunoté (planning, stages, notes, e-portfolio, boîte mail).

EN CONCLUSION

Les nouvelles possibilités offertes par Alexandrie7 vont permettre dans un premier temps de répondre aux objectifs suivants :

• donner accès aux étudiants à des outils pédagogiques pertinents, via une interface intuitive ;

• partager notre fonds documentaire avec les autres centres de ressources, notamment ceux des membres du RNDH ;

• dynamiser le partenariat avec les formateurs, notamment par le biais d’outils comme la Diffusion sélective de l’information (DSI) ;

• valoriser et développer l’image d’un institut dynamique dans ses missions de formation et d’information.

Le temps de la découverte passé, l’outil offre d’autres perspectives intéressantes, notamment celle de s’adapter à la gestion d’un service d’archives.